Todos os dias ao abrir o e-mail é comum recebermos pedidos urgentes, desde orçamentos, cotações, pedidos de informação, vistorias e até mesmo reuniões.
É igualmente comum sermos pressionados pela nossa equipa de vendas, no sentido de dar respostas imediatas e por vezes para aceitar serviços com prazos incomportáveis, provocando transtornos significativos no planeamento das tarefas e no calendário previsto para os trabalhos.
Isto leva-me a pensar que a informatização e introdução de tecnologias nos processos de trabalho, em vez de terem resultado num agilizar de todos os processos, têm provocado um desapego na tarefa de planear.
É fácil pedirmos algo urgente, porque queremos ver se é exequível ou não para determinado projecto e até mesmo para parecermos bem junto da nossa administração ou gerência, sem demonstrar qualquer respeito pelo trabalho das restantes empresas.
Temo de ter a noção que os pedidos urgentes levam a quebras tremendas no poder negocial, provocando um incremento nos custos de produção e consequente quebras nas margens.
É fundamental, que as empresas, efectuem uma triagem do que é realmente prioritário, para isso é necessário desprenderem-se da ansiedade da venda e pararem para pensar o que é realmente importante para a continuidade e suporte do negócio.
É importante sermos realistas, atribuindo prazos reais para a execução dos trabalhos, pois ao atribuirmos um prazo para determinado trabalho que não será cumprido este irá provocar o descontentamento e a quebra de confiança por parte do cliente.
Não interessa, ter 1000 propostas por ano, se apenas 50 serão adjudicadas, é importante efectuar uma triagem das propostas que realmente poderão gerar retorno efectivo para a empresa.
Desta forma seremos mais eficientes e conseguiremos reduzir os nossos custos e os nossos prazos de resposta efectiva aos pedidos dos nossos clientes.
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